Le service groupe de l'office de tourisme du Sancy, riche de connaissances du territoire et des prestations proposées sur le massif du Sancy,  a pour mission de comprendre précisément la demande du client et d'apporter des conseils. Ensuite il doit l'orienter le plus facilement possible vers un point de réservation. Retrouvez notre méthodologie de travail et les différentes étapes de notre prise en charge des demandes de séjour pour les groupes.

Déroulement et prise en charge d'une demande de séjour groupe

Prise de contact

  • Le client prend contact avec le service groupe pour obtenir un devis pour l’organisation d’un séjour.
  • Nous l’interrogeons afin d’obtenir la demande la plus précise pour vous.
    Nous savons que certaines demandes client sont peu précises (dates, nombre de personnes...). Sachez que nous l’avons interrogé et qu’à ce stade de sa démarche, il n’a pas plus d’éléments à communiquer.
  • Lorsqu’un client demande un « tout compris », nous avons la plupart du temps joué notre rôle de conseil éclairé sur les activités, loisirs, visites, ... (indication de distance par rapport au lieu d’hébergement, de tarif, de durée, de public concerné...). Mais au final c’est le client qui choisit également les activités. Nous proposons ou sollicitons,
    dans le cas de demandes de tout compris, les structures "organisateurs de séjour".

Demande de devis hébergeurs

Suite à ce questionnaire, nous demandons un devis à plusieurs prestataires hébergeurs.
Afin qu'il choisisse notre destination, nous nous assurons que le client obtienne une réponse, et qu'il ait le choix de son futur séjour.

Retour des devis

 Nous ne modifions pas les devis ni sur la forme ni sur le fond et nous le transférons tel quel au client.

Notre conseil : nous vous suggérons de reprendre la demande (date, séjour en BB ou ½ pension, nombre de
personnes, gratuité, supplément, réduction, ce que le prix comprend ou ne comprend pas, montant de l’acompte ou des
arrhes, date d’option....) et de joindre une fiche descriptive de votre hôtel avec quelques photos (notamment pour les demandes séminaires). Ne pas nous renvoyer juste un tarif.
Important : merci de nous informer si vous êtes complets et que vous ne pouvez pas accueillir le groupe.

Transfert des devis au client

Nous renvoyons les devis au client au fur et à mesure de leur réception et nous lui précisons qu’il doit contacter l’hébergement de son choix pour réserver.
Nous lui demandons de nous tenir informés de la poursuite de ses démarches car nous mettons des cadeaux d’accueil à sa disposition à son arrivée.

Coordonnées client

Après réception de votre devis, nous vous adressons les coordonnées du client. Nous vous remercions de nous tenir informés des réservations. De notre côté, nous relançons le client (sans échéance précise) pour savoir si les devis qu'il a reçus lui conviennent. Attention cependant, notre rôle consiste à mettre en relation le client et l'hébergeur, nous comptons sur vous pour la suite de la démarche commerciale et pour la prise de contact en direct avec le client.

Quelques informations

Aucune commission n’est prélevée sur ces séjours. Nous sommes intermédiaires pour faciliter la démarche du client.

Seules conditions pour être démarché par le service groupe : être partenaire de l'Office de Tourisme et être à jour de la
taxe de séjour.